Les questions à poser avant d'engager un maître de cérémonie

Si vous n'êtes pas encore convaincu de l'importance d'engager un maître de cérémonie sur un de vos événements, je vous invite à lire l'article : les nouveaux métiers de la communication, maître de cérémonie.

Si vous avez décidé en revanche de recourir aux services d'un animateur professionnel, cet article vous livre les questions à poser aux candidats potentiels pour faire le bon choix et éviter les situations embarrassantes telles que la mauvaise prononciation des noms, la déconnexion entre le maître de cérémonie et le public, les silences gênants, les blagues indélicates et autres gaffes qui pourraient ruiner votre événement.

Poser les bonnes questions impose d'avoir bien défini l'objectifs de votre événements et vos besoins au regard de ces objectifs.

Selon ces critères, vous recherchez :

• un homme ou une femme
• un profil senior ou junior
• ayant une connaissance de votre secteur d'activité
• capable de s'exprimer dans plusieurs langues
• plutôt formel
• avec certaines compétences de divertissement
• capable d'animer un débat
• ...

Chaque MC a sa personnalité et ses domaines d'interventions. Certains sont spécialisés en cérémonies plus protocolaires, d'autres en interview ou encore en animations d'événements sportifs.

Quel que soit le domaine, il est important de valider la compétence de la personne envisagée en posant toutes (ou un partie) des questions reprises ci-dessous. Ces questions sont évidemment à poser après avoir pris la peine de bien décrire l' événement et l'intention de l'organisateur.

Une tendance récente consiste à engager personnes populaires populaires (journalistes, animateurs radio, humoristes) sans réaliser que bon nombre d'entre eux n'ont pas été formés pour être MC.

En découle : une piètre prestation, un public très déçu et des organisateurs très insatisfaits.

La compétence en tant que maître de cérémonie repose sur plusieurs aspects :

• une capacité à bien communiquer ;
• une bonne élocution, une présence scénique ;
• une aptitude à gérer le stress et à s'adapter aux imprévus ;
• une capacité à gérer l'énergie de la salle ;
• un strict respect du timing ;
• la faculté de mettre les autres en lumière.

On s'assure ici que la personne possède les compétences requises pour le type d'événement organisé (débat, remise de prix ou de diplômes, soirée festive, cérémonie protocolaire...

Comprendre les objectifs de l'événement est une étape clé dans la préparation de la cérémonie. Cela permet :

• de structurer l'animation en fonction des attentes du client ;
• de définir le ton et le style de la présentation, et de choisir les interventions les plus appropriées.

Il est important de relever qu'un MC compétent posera souvent des questions liées aux contraintes logistiques et techniques pour garantir le bon déroulement de la soirée, contraintes dont l'organisateur n'a pas toujours conscience.

Même si chaque prestation est unique et nécessite une préparation spécifique, l'expérience dans l'animation d'événements similaires est un atout indéniable pour un animateur. Cela permet de mieux anticiper les éventuels problèmes, d'adapter son discours et son animation en fonction du public et du contexte, et de gérer plus efficacement le stress et les imprévus.

La compréhension du protocole de l'événement est essentielle pour assurer le bon déroulement de la cérémonie. Cela implique de s'informer sur les règles et les codes à respecter, de comprendre l'ordre des interventions, et de savoir comment gérer les imprévus de façon plus formelle.

Travailler avec différents types d'audience est une compétence clé pour un animateur de soirée. Cela implique de savoir adapter son discours et son animation en fonction du public, de comprendre ses attentes et ses réactions, et de savoir comment le captiver et le divertir. Une attention peut-être accordée ici au genre et à l'âge du présentateur. Tous les milieux ne permettent pas de casser les codes. On anime pas une soirée d'entreprise comme on anime un congrès médical.

Dans le rôle de maître de cérémonie, les difficultés rencontrées sont nombreuses. Ils peuvent être liés à la gestion du stress, à l'adaptation aux imprévus, à la préparation de l'événement, à la gestion de l'audience, etc. Chaque spectacle est une nouvelle expérience, avec ses propres défis à relever.

J'insiste ici sur le plus gros challenge des maîtres de cérémonie : à savoir, entrer en contact avec tous les intervenants et obtenir leur totale coopération. Trop souvent (pour ne pas dire toujours), les MC sont confrontés à de l'information de dernière minute, voire à une absence totale de communication.

La prononciation correcte des noms est une attitude à prendre très au sérieux. Nous comprenons l'importance protocolaire de chaque nom lors d'une cérémonie ou d'une présentation. Je suggère lors de la préparation de demander à chaque intervenant comment on prononce son nom. Cela permet de s' assurer de prononcer leur nom de la manière qu'ils préfèrent et de s'attirer ainsi de leur sympathie.

Les personnes qui font de la scène vous diront qu'il y a des bons et des mauvais publics. En général, on peut se faire un avis sur le type de public en quelques secondes : participatif, réservé, volubile, taiseux, souriant....

Il est très difficile de renverser la tendance en cours de concert ou d'événement. Un public plus réservé en début de manifestation le restera souvent tout au long de l'événement. Ce qui ne veut pas dire qu'il n'apprécie pas ce qui se passe.

En tant qu'animateur d'événement, il est important d'avoir des techniques qui vont faire participer le public, tout en respectant l'audience et sans la brusquer. Chaque salle a son propre rythme et que c'est à nous, en tant qu'animateur, de nous adapter pour tirer le meilleur parti de chaque situation.

C'est ici que les facultés d'adaptation et d'improvisation entrent en jeu. Le MC doit en premier lieu être capable d'adapter ses propres interventions. Pas de place pour l'égo dans les animations d'événements. On prépare souvent des interventions qui passeront à la trappe.

Le comportement à adopter en cas de retard doit toujours être discuté au préalable avec l'organisateur de l'événement. Si le MC n'est pas certain du comportement à adopter il fera en sorte d'aller voir l'organisateur pendant une intervention. L'organisateur sera aussi attentif au timing afin de donner à l'animateur le juste comportement à adopter. 

Il n'y a ici pas de bonne ou de mauvaise réponse.

La première personne à satisfaire est la personne qui dégage un budget pour engager un maître de cérémonie. Il s'agit souvent d'une personne qui fait confiance à une agence événementielle sans réellement être capable de définir le contours de l'intervention.

Ensuite il convient de répondre aux attentes de l'organisateur logistique de l'événement et de respecter les consignes reçues.

Les intervenants peuvent apparaître comme "LES" personnes à satisfaire, surtout s'il s'agit de conférenciers célèbres. Cela ne se fait jamais au détriment du concept de la manifestation. Il ne peut être question de doubler le temps de parole d'une personne parce qu'elle l'exige au détriment des autres intervenants. Il ne faut évidemment pas négliger l'audience qui validera en dernier ressort de la qualité d'un événement par son niveau de satisfaction.

En tant que maître de cérémonie, je renverse ici la question. Je demande à l'organisateur comment il souhaite que je sois habillée. S'il n'a pas d'exigence, je lui propose un type de tenue (couleur) et je lui demande s'il est d'accord. Parfois, bien que sans contrainte au départ, il va réaliser que cette couleur est celle de leur principal concurrent et demander de changer.

Un MC dispose en général de plusieurs types de tenues : formelles ou décontractées, neutres ou colorées. Dans tous les cas, la tenue demeure professionnelle.

Je m'informe aussi sur les éléments de décor afin de ne pas faire tâche sur scène. 

Un présentateur arrive en général plusieurs heures avant le début de l'événement pour nous familiariser avec le lieu, vérifier le matériel et réviser son discours et sa présentation avec les intervenants. Cela nous permet également de résoudre tout problème technique qui pourrait survenir et de nous assurer que tout est prêt pour le début de l'événement.

Le MC étant souvent chargé de transmettre des informations pratiques (lieux de restaurations, sorties...), il est important d'avoir pris connaissance de tous ces éléments au préalable.

Le temps de préparation est souvent réduit pas l'organisateur pour des raisons de budget. Il s'agit d'économies de bouts de chandelles qui peuvent ruiner votre événement.

En tant que MC, je ne planifie jamais deux événements la même journée et je laisse suffisamment de plages disponibles en amont pour recevoir et assimiler les informations de dernière minute.

La question n'est pas tellement de savoir de quel type d'information un MC a besoin mais bien pour quand il en a besoin. Plus vite il reçoit les détails de l'événement, mieux il peut se préparer. Sans être exhaustif le MC a besoin :

• d'un maximum d'informations sur l'audience (qui sont-ils et pourquoi sont-ils là ;
• de toutes les informations qu'il devra transmettre sur scène ;
• d'une biographie de chaque intervenant ;
• d'un échange avec chaque intervenant ;
• de réunions préparatoires ;
• d'une conduite de l'événement ;
• d'un échange honnête et récurrent avec l'organisateur.

Les témoignages témoignent principalement du professionnalisme d'une personne et de sa capacité à animer des événements de manière engageante. Assurez-vous que le témoignage soit en phase avec votre événement.

Un MC spécialisé en événements d'entreprises n'a peut-être aucune affinité avec les mariages ou cérémonies funéraires.

Je cite cette question car elle est parfois posée et elle interpelle. Si, pour une raison quelconque, un client n'est pas satisfait de la performance du présentateur ou du modérateur, celui-ci devrait être prêt à revoir sa rémunération. C'est discutable !

J'ai récemment été confrontée à un conférencier (en mode interview) quia délivré en 5 minutes une prestation supposée durer une heure. J'ai pu sauver l'événement car je connaissais bien le secteur et poser des questions pertinentes pour amener le conférencier à aller plus loin. Un autre MC aurait peut-être eu des difficultés sans pour autant être responsable d'une mauvaise préparation du conférencier.

Je recommande que le cadre soit clairement discuté et fixé. En tout état de cause, je propose toujours un debriefing, avec deux objectifs : développer mes compétences et permettre au client d'optimiser l'édition suivante de sa manifestation.

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