Les nouveaux métiers de la communication : maître de cérémonie

Parmi les nouveaux métiers de la communication, il est fondamental de citer le maître de cérémonie. Il se définit comme la personne chargée de présenter un événement public (congrès, foires, salons, meet-ups, débats...) ou une performance artistique en direct, et d'assurer la coordination entre les différents intervenants. Cela peut inclure des introductions, des annonces, des commentaires et des transitions fluides entre les différentes parties de l'événement. Il est en général aussi chargé de communiquer toutes les informations pratiques pour un plus grand confort des participants.

Dans la suite de cet article, nous parlerons de MC (abréviation de Master of Ceremony). Vous le verrez aussi écrit de cette façon : emcee. Les anglophones vont jusqu'à en faire un verbe : to emcee.

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• Comment gérer l'énergie d'un événement
• Comment gérer le timing d'un événement

De nombreuses sociétés qui organisent un événement ont tendance à vouloir faire l'économie d'un MC et ce malgré les recommandations des entreprises du secteur de l'événementiel. C'est une grosse erreur et la qualité de l'événement pourrait en souffrir fortement. La plus-value d'un tel profil est considérable et le coût de sa prestation sera largement compensé par la valeur ajoutée de son intervention.

Lorsque vous dirigez ou coordonnez un événement, vous êtes en général au four et au moulin. Vous gérez la vente, la communication, les partenariats, la logistique... L'animation de l'événement est une mission que vous allez toujours reporter à plus tard et quand vous déciderez de vous y mettre il sera souvent trop tard. Vous, et vos équipes, n'aurez plus assez de temps pour bien préparer. Les délais pour mettre certaines actions en place seront trop courts. Engager un animateur va vous permettre de vous concentrer sur d'autres missions. Engager un animateur va vous permettre de vous concentrer sur d'autres missions et ainsi obtenir une meilleure préparation et un meilleur déroulement de l'événement.

Le MC dispose de compétences dont vous ne disposez sans doute pas en interne (des compétences d'animation, des facultés d'improvisation...) Son expérience va aussi l'amener à vous poser des questions auxquelles vous n'avez pas pensé et qui sont pourtant fondamentales pour le déroulé de la cérémonie. 

Le MC est formé pour interrompre poliment une personne qui monopolise la parole et menace le respect du planning souvent minuté d'un événement. Il pourra surtout se permettre d'imposer des choses alors que vous seriez peut-être plus timide pour cela soit parce que vous n'avez pas le tact, soit parce que la personne qui a la parole est une personne que vous ne pouvez pas vous permettre de vexer. Une formation spécifique sur la gestion du timing peut être un atout précieux.  

Dans un événement, tous les orateurs n'ont pas le même niveau. Certains sont des bêtes de scène tandis que d'autres vont générer de l'ennui chez les participants. Dans ce cas précis, le rôle de l'animateur est aussi de remonter le niveau d'énergie de la salle et d'interagir avec celle-ci. J'ai entendu des organisateurs d'événement me dire que la prise de parole des intervenants n'était pas leur problème. On est d'accord, qu'ils n'ont pas les compétences pour former les intervenants. En revanche, un auditeur qui s'ennuie est un auditeur qui ne reviendra pas lors de l'édition suivante. Il convient donc de s'assurer du niveau de compétence des orateurs et de leur proposer une formation ou un accompagnement si cela s'avère nécessaire. 

Le maître de cérémonie est chargé de présenter les orateurs et conférenciers de l'événement. Cela va vous rassurer en tant qu'organisateur. Ce sera bien fait et bien préparé. Cela va aussi rassurer l'orateur qui se sentira choyé et encadré. Le conférencier professionnel a 10 secondes pour capter l'attention. Il commence directement sa présentation. C'est donc quelqu'un de l'organisation qui doit le présenter et rappeler le pourquoi de son intervention. Si vous avez un doute quant à vos capacités de bien présenter quelqu'un, mieux vaut passer par un spécialiste de l'animation ou de suivre une formation pour acquérir de l'expérience.

A moins d'engager une personnalité célèbre (journaliste, animateur télé), Le MC est rarement connu de l'audience. Son intervention n'affectera pas la réputation de votre société. Au pire, vous entendrez que vous vous êtes trompé sur le choix de la personne engagée pour animer la cérémonie. Vous pourrez demander à cette personne de transmettre des messages que vous n'avez pas envie de transmettre vous-même. Les messages seront transmis de façon neutre et sans émotionnel. Ils seront reçus sans jugement par les auditeurs.

On entend trop souvent, et à tort, que l'animateur ou le maître de cérémonie n'est pas indispensable à la réussite d'un événement. 

Engager un MC professionnel peut être coûteux, surtout si l'événement est organisé par une petite organisation ou une association bénévole qui n'a pas beaucoup de moyens financiers.

Il peut arriver que la direction ou l'organisateur de l'événement choisisse de ne pas avoir un MC simplement parce qu'il estime qu'un collaborateur interne peut assumer ce rôle et accompagner les invités. J'incite ici à la plus grande prudence. Beaucoup de personnes vont pêcher ici par excès de confiance, sans posséder les compétences requises pour exercer cette fonction. Cela va fonctionner tant que tout roule comme prévu. Mais attention à l'incident imprévu. Le Maître de cérémonie sera capable de gérer un cas de force majeure ou une situation délicate (il en a vu d'autres) tandis que le collaborateur interne pourrait perdre tous ses moyens.

Lorsque vous organisez un événement, il est important de cerner correctement vos besoins afin d'engager la bonne personne pour le bon rôle et afin de lui permettre de se préparer au mieux.

Si les 3 rôles requièrent certaines compétences communes, ils exigent également des aptitudes différentes.

Comprendre ces différences vous permettra d'engager la bonne personne et de développer les bonnes aptitudes.

Choisir un maître de cérémonie peut être une décision importante pour le succès de votre événement. Si vous opérez vos recherches sur internet, pensez aussi à rechercher avec "animateur-micro" ou "animateur événementiel. Voici quelques éléments à prendre en considération pour vous aider dans votre choix.

Recherchez un maître de cérémonie qui a de l'expérience dans la gestion d'événements similaires au vôtre. Demandez des références et regardez les vidéos de ses prestations précédentes. Vérifiez également sa capacité à improviser en cas d'imprévus.

Une formation et de l'expérience dans l'animation d'événements sont de sérieux atouts. 

Le maître de cérémonie doit être un excellent communicateur, capable de transmettre des informations importantes aux participants de manière claire et concise. Il doit également être capable de captiver l'attention de l'auditoire et de garder l'énergie et l'enthousiasme tout au long de l'événement.

Une pratique régulière de l'animation peut renforcer cette compétence.

Choisissez un maître de cérémonie qui est capable de s'adapter à tout changement de dernière minute et de travailler en collaboration avec les autres intervenants de l'événement. Il devra témoigner d'un minimum de psychologie pour répondre aux besoins de l'organisateur, pour s'adapter aux auditeurs et pour garder son calme en toutes circonstances.

Le style personnel du maître de cérémonie doit également être pris en compte. Il doit correspondre à l'image et à la tonalité de votre événement. Certains auront un côté plus académique, tandis que d'autres utiliseront de la musique plus créer une atmosphère plus décontractée et pour obtenir un niveau d'énergie plus élevé dans la salle.

le coût peut également être un facteur à prendre en considération, mais ne laissez pas ce critère être l'unique déterminant. Cherchez plutôt un équilibre entre le coût et la qualité de la prestation offerte. Pour fixer son prix, la personne tiendra compte des éléments suivants :

• le type d'intervention et sa difficulté

  • facile : une fête à thème

  • moyen : animation commerciale

  • difficile : un congrès avec de nombreux intervenants

• la durée de l'intervention, pendant la semaine ou pendant le week-end

• le délai de préparation nécessaire (souvent plus conséquent qu'envisagé)

• les déplacements (distance et durée de déplacement). Si le MC doit être présent la veille pour les répétitions, il facturera une prestation supplémentaire.

Certaines organisations commettent l'erreur d'engager une personnalité renommée pour présenter leur événement. Elles sont convaincues que c'est un gage de qualité et que cela pourrait attirer plus de participants à l'événement. Ce n'est pas garanti. J'ai vu des "peoples", excellents dans leurs rôles de journaliste ou d'animateur, échouer en tant que MC, incapables de gérer une salle et de ramener le silence au grand dam des organisateurs. Je le répète, prendre la parole en tant que maître de cérémonie ne s'improvise pas et demande énormément de préparation.

Un bon maître de cérémonie possède les caractéristiques reprises ci-dessous.

Ces conseils sont aussi utiles pour la personne dont le travail consiste à choisir un maître de cérémonie. Vous constaterez que de nombreux conseils sont identiques à ceux prodigués à toute personne qui veut améliorer sa prise de parole.

C'est la préparation qui fera la qualité de votre intervention avec une attention particulière pour l'ouverture de la cérémonie. Quand des personnes se déplacent, quel que soit le type de célébration, elles s'attendent à une ouverture qui va les étonner, les épater, les intriguer. Comme tout intervenant, vous avez 10 secondes pour vous faire apprécier du public. Si votre tête ne leur revient pas, vous ne pouvez pas y faire grand-chose (et cela arrive). En revanche si vous montrez que vous n'avez pas assez travaillé... le jugement sera sans appel et vous serez immédiatement catalogué.

Plus vous avez de l'énergie, plus le public sera engagé. Plus vous êtes enthousiaste plus votre salle le sera aussi. Si vous êtes terne et ennuyeux, il y a de fortes chances que les participants s'ennuient également.

Bien que le maître de cérémonie ne soit pas la star, il donne le ton de l'événement. Il y a des moments où il faut être sérieux et d'autres où il faut s'amuser. Si le maître de cérémonie part dans tous les sens, il n'y aura pas de concentration. Il est donc important de trouver un bon équilibre et d'adopter la bonne attitude.

Votre mission est de vous assurer qu'un événement commence à l'heure et se termine à l'heure. Si un intervenant est trop long, vous devrez réduire vos interventions ou la durée des pauses pour rattraper le temps perdu. Si vous êtes en avance, vous devrez être capable de meubler.

Les transitions devront se faire de manière harmonieuse et le emcee sera aussi capable d'occuper la scène en cas de retard d'un intervenant ou encore d'un souci technique. Vous devez assurer la qualité du déroulement de l'événement. 

Vous n'oublierez pas de transmettre toutes les informations pratiques relatives à l'événement (règles d'hygiène, normes de sécurité...)

Très souvent, les auditeurs ne connaissent pas le conférencier qui va se produire devant eux. Le rôle du emcee est de présenter l'orateur de façon créative. 3 points d'attention à relever :

• validez votre présentation avec l'orateur pour ne pas lui voler une partie de sa présentation

• assurez-vous de bien prononcer son nom

• si l'événement est formel et / ou politique, énoncer le bon titre est aussi fondamental

6. Se présenter

Cela va sans doute vous surprendre : beaucoup de maîtres de cérémonie ne pensent pas à se présenter. Si vous oubliez de vous présenter avant le début de l'événement, cela laissera un vide dans la compréhension du déroulement de l'événement par votre audience. Ils vous voient, mais ne savent pas qui vous êtes ni pourquoi vous avez été choisi pour jouer ce rôle central dans l'événement.

Même si vous êtes convaincu que tous les membres de votre public vous connaissent déjà, présentez-vous tout de même.

Votre langage corporel non verbal est aussi important que ce que vous dites sur scène. Si vous souriez, il est probable qu'on vous sourira en retour. Et un sourire engendre de bons sentiments et une véritable connexion - même si le sourire est forcé.

Si vous le pouvez, souriez sincèrement. Même lorsque vous pensez que votre sourire est forcé, vous établissez une connexion positive avec le public, et la plupart des gens interpréteront cet indice non verbal comme positif. 

Vous pouvez, à ce sujet lire l'article de blog : comment sourire plus dans se sentir idiot. 

Les codes vestimentaires varient d'un événement à l'autre, et le maître de cérémonie doit être à la hauteur.

Si les personnes présentes portent des costumes et des robes, mettez votre plus beau costume ou votre plus belle robe. Si elles portent des vêtements décontractés, optez pour une tenue à leur image.

Veillez toujours à ce que vos vêtements soient propres, bien taillés et bien repassés.

Tout le monde fait des erreurs et nombreuses années d'expérience professionnelle sur scène ne me protègent pas des erreurs.

En fait, les erreurs rendent les gens plus humains et les rendent plus attachants. Mais lorsque nous nous sentons mal à l'aise face aux dérapages et aux gaffes, les personnes qui nous écoutent se sentent également mal à l'aise.

Si vous faites une erreur sur scène, l'objectif est donc de se reprendre gentiment. Ayez toujours un plan de secours, comme une blague ou une information que vous pouvez garder à portée de main.

La clé d'un bon maître de cérémonie est de garder le contrôle à tout moment, quoi qu'il arrive.

A moins de faire une bourde impardonnable, il est préférable d'éviter de s'excuser, surtout pour de petites erreurs qui seraient passées totalement inaperçues si vous ne les aviez pas mentionnées.

Il est recommandé de prévoir du temps, pour reconnaître le lieu, la salle et faire les essais techniques. Si vous le pouvez, allez toujours reconnaître la salle la veille. Cela vous permettra éventuellement d'adapter votre texte et votre tenue. Ne vous laissez pas avoir par l'organisateur qui vous fait venir à la dernière minute afin d'économiser la durée de votre prestation.

On renvoie ici à tous les conseils qui relèvent de la prise de parole :

• gérer le stress

• articuler clairement

• être audible

• ne pas parler trop vite

• éliminer les tics de langage

Le fait d'établir le contact permet de maintenir l'intérêt de l'auditoire et l'incite à croire que vous êtes sincèrement intéressé à lui parler. Voici une astuce pour donner l'impression à l'audience que vous regardez chacun individuellement.

• imaginez que les auditeurs sont assis en forme de "Z". Commencez par le coin supérieur gauche de l'auditoire pendant quelques secondes ( avant de regarder à droite pendant quelques secondes, puis descendez vers le coin inférieur gauche suivi du coin inférieur droit, dans ce qui constitue un "Z" autour de la salle. Vous pouvez interrompre votre "Z" en partant du milieu ou du fond de la salle pour varier votre contact visuel, ou partir du bas à gauche et aller ainsi dans l'autre sens.

Plus vous serez familiarisé avec votre script de présentation, plus vous serez en mesure d'inspirer confiance à votre public. Entraînez-vous à lire votre script pour vous-même, pour vos murs et pour votre miroir.

Si vous-êtes à l'aise avec l'improvisation c'est bien, il est cependant conseillé de ne pas y recourir en début d'événement et de l'intégrer peu à peu en fonction du cours des choses.

Tout comme il doit y avoir une bonne ouverture, il doit y avoir une fermeture pour conclure l'événement. Pensez, par exemple, à remercier le public, à récapituler le bon déroulement de la journée, a rappeler les points clés... C'est ici que votre personnalité et votre style vous distingueront de vos confrères.

S'il est dangereux de parler le ventre vide, il est aussi déconseillé de manger juste avant de monter sur scène. Evitez également les plats épicés et dangereux pour vos intestins. Pensez à bien vous hydratez et à avoir un verre d'eau à portée de main en évitant l'eau trop froide. Cela pourrait serrer votre gorge et avoir une influence néfaste sur la qualité de votre voix.

Le dernier conseil est sans doute le plus important : amusez-vous. Plus vous embrasserez votre rôle de maître de cérémonie avec joie et enthousiasme, plus vous vous amuserez et plus votre public s'amusera.

Amusez-vous et jouez le rôle de maître de cérémonie !

Si vous tapez : "formation maître de cérémonie" sur google, vous trouverez principalement deux types de formations théoriques :

1. les formations destinées aux personnes chargées d'assurer le bon déroulement d'obsèques

2. les formations destinées aux personnes officiant lors de l'animation d'une cérémonie laïque (mariage civil).

Vous l'avez compris, cet article ne s'adresse pas à ce type de fonction même s'il est évident que les porteurs d'un diplôme en la matière devront être aussi à l'aise avec la prise de parole, faire preuve d'empathie et être capable de posséder certaines capacités d'improvisation.

Pour les autres, le métier de maître de cérémonie est un travail qui se pratique sur le terrain et qui s'acquiert par l'expérience. Aussi, pensez à utiliser chaque occasion pour vous exercer et développer vos compétences en la matière.