Une mauvaise gestion du timing peut avoir des conséquences désastreuses sur le déroulement d'un l'événement. Cela peut affecter la satisfaction du public présent dans la salle et la rentabilité de l'événement.
Que vous soyez maître de cérémonie, animateur, présentateur ou conférencier, une attention particulière doit être accordée à l'horaire de chaque activité.
Une bonne gestion du timing permet de s'assurer que toutes les activités prévues se déroulent comme prévu et que les participants profitent pleinement de l'événement.
Pourquoi c'est important de bien gérer le timing
Si les participants se sentent pressés ou stressés par le manque de temps, cela peut nuire à leur expérience de l'événement.
Une mauvaise gestion du timing peut entraîner des retards et ainsi générer des frustrations ou des coûts supplémentaires
Au niveau des frustrations, on peut relever :
Les frustrations des participants
- qui seront parfois affamés
- qui rentreront plus tard que prévu
- qui manqueront la fin de l'événement pour assister à un prochain rendez-vous
Les frustrations des conférenciers ou autres intervenants
- qui devront attendre trop longtemps avant leur interventions
- qui seront peut-être contraints de réduire la durée de leur intervention
Les frustrations de l'animateur et/ou maître de cérémonie
- qui devra endosser le rôle du mauvais et jouer au gendarme
Les frustrations des équipes de restauration
- qui devront déployer d'ingéniosité pour garder la nourriture à bonne température en évitant qu'elle ne soit trop cuite
Les frustrations des organisateurs
- qui seront très certainement confrontés à des surcoûts comme par exemple les heures supplémentaires des équipes de gardiennage ou du personnel horeca.
Qui est responsable du respect de l'horaire d'un événement ?
La responsabilité est souvent partagées entre plusieurs personnes en fonction de la taille de l'événement.
On peut citer l'organisateur, l'event manager ou le coordinateur logistique pour ce qui concerne la mise en place de l'événement :
- aménagement des espaces
- coordination avec les différents prestataires externes (sécurité, traiteurs, hôtesses...)
- accès des participants
Cela implique une bonne planification et une communication claire avec les équipes internes et avec tous les partenaires.
La deuxième personne directement impliquée dans le respect de l'horaire d'une manifestation est le maître de cérémonie.
Notons, avec une pointe d'humour que tous les participants ont également un rôle à jouer dans le respect de l'horaire. Ils doivent arriver à l'heure, être prêts pour leurs activités et respecter le temps qui leur est attribué.
Le rôle du maître de cérémonie ou de l'animateur dans le respect du timing
La mission du MC consiste :
- à assurer une transition fluide entre les différentes parties du programme et
- à assurer le respect des horaires de l'événement.
Sa responsabilité sera, bien évidemment limitée à son champ d'action, à savoir la partie plus académique du programme (conférences, présentations, discours). Il doit veiller à ce que les conférenciers respectent leur temps de parole et à ce que les échanges restent respectueux et constructifs. Il peut également être amené à poser des questions aux intervenants pour stimuler la discussion ou pour clarifier certains points.
Afin d'éviter tout malentendu, il est important de bien définir ou commence la mission de l'animateur. Est-il tenu de faire rentrer les participants dans la salle ? Certains disent que oui, d'autres pensent que non. Savoir qui a raison n'est pas le débat. L'important est de bien définir les pourtours de la mission.
Techniques de gestion du timing
Il existe de nombreuses techniques pour gérer efficacement le timing d'un événement. Plus les objectifs de l'événement seront clairement définis et plus il sera simple de respecter le programme.
Planifier
La planification du MC passe par une préparation minutieuse avec les organisateurs de l'événement afin de déterminer :
- le programme définitif
- Les interventions du maître de cérémonie
- Les différents intervenants à mettre en évidence
- Les informations pratiques à diffuser
Discuter avec les intervenants et conférenciers
Différentes personnes sont amenées à prendre la parole lors d'un événement (soirée, discours ou tout autre célébration) :
- l'organisateur
- le CEO de l'entreprise
- des conférenciers
- des artistes
Le MC prendra la peine de contacter chacune de ces personnes afin de :
- définir les pourtours de l'intervention
- d'informer l'intervenant de la durée de la prestation
- de lui transmettre le programme détaillé de l'événement
- de requérir toutes les informations nécessaires pour bien présenter la conférence ou le spectacle
Jouer le maître du temps
Chaque activité doit être chronométrée pour s'assurer que tout se déroule comme prévu.
Il arrive que le MC doive endosser la cape du méchant face à un conférencier qui ne respecte pas son temps de parole. Il devra intervenir avec fermeté et choisir le bon moment pour le faire.
Minuter ses interventions
Le MC prend la peine de minuter ses interventions. En fonction du déroulement de l'événement, il est capable de les raccourcir ou de les rallonger en fonction des besoins.
Cela demande souvent de mettre son ego au vestiaire et de laisser tomber une partie des interventions pour le bon déroulement de la manifestation.
Gérer les imprévus
La flexibilité est également importante.
Bien qu'il soit crucial de respecter le programme, il faut aussi être prêt à faire des ajustements en fonction de la dynamique de l'événement.
- Par exemple, si une certaine activité prend plus de temps que prévu, il peut être nécessaire de réduire la durée d'une autre activité pour compenser.
- A contrario, si le MC a plus de temps, il doit être capable de meubler.
Il est également essentiel de prévoir une marge de manœuvre pour les imprévus qui pourraient survenir comme le retard d'un intervenant ou un problème technique, et de trouver rapidement des solutions pour que l'événement se déroule sans accroc.
Debriefer l'événement
L'évaluation post-événement est un élément souvent négligé de la gestion du temps.
Analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré permet d'affiner l'organisation de la prochaine édition de l'événement.
Bon à savoir : maître de cérémonie d'un événement d'entreprise
Voici, basé sur mon expérience, les soucis auxquels peut-être confrontés un maître de cérémonie événementiel
- l'organisateur ne prévoit en général pas assez de temps pour le remplissage de la salle (conséquent pour les événements avec de nombreux participants)
- le MC reçoit les informations sur les différents intervenants en dernière minute
- Certains intervenants ne sont pas joignables ou préparent leur intervention en dernière minute, ou ne respectent pas les accords ou leur horaire
- de nombreux imprévus se présentent durant l'évènement
Bon à savoir : maître de cérémonie d'une cérémonie de mariage
Lors d'un mariage le MC sera parfois confronté :
- à de nombreux intervenants
- à l'intervention de non professionnels de la prise de parole
- à des témoins qui parlent 20 minutes alors qu'ils avaient 5 minutes dans le programme
- au retard de certains prestataires ou invités
- à une météo maussade pour un mariage en extérieur
- à un stress démesuré de la mariée
- à une confusion des rôles : un MC n'est pas toujours un wedding planner
Bon à savoir : maître de cérémonie d'une cérémonie funéraire
On relèvera ici ;
- la difficulté de trouver le bon ton face à la tristesse des familles endeuillées
- la gestion du temps de parole
Conclusion
Vous voilà armés pour assurer avec brio l'animation d'un événement.
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