La check-list du maître de cérémonie

Avant un événement, le maître de cérémonie doit comprendre le contexte, les objectifs de la journée et le déroulement du programme.

Pour ne rien oublier lors du briefing avec l’organisateur, il est utile de disposer d’une check-list qui permet de clarifier les informations essentielles avant de monter sur scène. 

Le maître de cérémonie doit comprendre les objectifs, le ton et le style souhaités. Cela aide à éviter les malentendus et à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. 

Un briefing détaillé permet de comprendre et de planifier les transitions entre les différentes parties de l'événement de façon à maintenir un rythme agréable et à éviter les temps morts.

Un briefing approfondi permet de recueillir des anecdotes ou des informations spécifiques qui peuvent rendre l'animation plus engageante et permettre ainsi au MC d'adapter son discours et ses interventions en les personnalisant à l'audience présente dans la salle. 

Un briefing bien structuré et complet aide le maître de cérémonie à se sentir préparé et confiant. Moins de stress signifie une meilleure performance et une ambiance plus détendue pour tous.

Commencer le processus de briefing le plus tôt possible permet de s'assurer que toutes les informations sont recueillies et partagées à temps. Malheureusement, le maître de cérémonie reçoit souvent les informations nécessaires beaucoup trop tard. 

Pour éviter cela, il est essentiel de maintenir une communication constante et proactive avec tous les acteurs impliqués. J'ai aussi pour habitude de ne rien planifier la veille ou jour de l'événement selon que l'événement se déroule en journée ou en soirée. Cela me permet de rester à la disposition de l'organisateur tout en évitant une bonne dose de stress inutile. 

J'ai pour habitude de dire que c'est parce que je prépare à 100 % que je peux improviser à 50 %. Je note tous les éléments, histoires et anecdotes intéressantes reçues par l'organisateur, par le conférencier professionnel ou glanées sur le web. Si je ne les utilise pas directement dans le discours, je peux les utiliser pendant la cérémonie si l'occasion se présente ou pour relancer un intervenant. 

Lors de la préparation d'un événement, de nombreuses, personnes pensent qu'elles peuvent donner des instructions (l'event manager, le chargé de com, le CEO….).

Je choisis toujours (avec l'organisateur) une seule personne habilitée à donner les instructions. Si toute autre personne me demande plus de temps sur scène ou de communiquer telle information, la directive est de valider cette information avec la personne de contact, la seule habilitée pour m'enjoindre de faire ou de dire quelque-chose.

Souvent, toute l'équipe impliquée est présente au briefing et c'est à ce moment que je demande qui sera ma personne de contact.

Aujourd'hui, un briefing est rarement organisé en présentiel, surtout si le MC n'est pas local. Je privilégie cependant la visioconférence à l'échange téléphonique afin de mettre en place de l'humain dans la relation avec le client. 

L'importance d'avoir une check-list et des questions récurrentes. 

Une check-list aide à ne rien oublier. Elle permet de s'assurer que tous les aspects de l'événement sont couverts.

Elle est utile au maître de cérémonie professionnel et à l'organisateur de l'événement qui décide de confier cette mission à l'équipe interne.

Vous pouvez l'envoyer au préalable à votre client et ensuite poser les questions lors d'une réunion physique ou au contraire parcourir cette liste en briefing afin de ressentir la réaction à chaud de votre client. 

Les éléments de la check-list peuvent se répartir en différentes catégories : 

• Comprendre l'événement (raison, thème... )
• Connaître l'audience de l'événement :
• • Le pourquoi de leur présence
  • Leurs défis du moment...
• Optimiser le déroulé de l'événement (musique, jingles, micros...) on pense ici à tous les éléments qui pourront être modifié le jour même sans oublier de prendre connaissance des procédures d'évacuation, on n'est jamais trop prudent
• Préparer ses différentes interventions grâce à une mise en contact avec les différents intervenants et autres conférenciers professionnels :
• Comprendre son degré de latitude en temps que MC.
• • Certains organisateurs donne beaucoup de liberté (trop parfois) et d'autres vous fourniront un script à respecter à la lettre
• Prendre connaissance des expériences passées avec un maître de cérémonie professionnel, avec les points positifs et les points d'amélioration.

Cette préparation fait aussi partie de ce que j’appelle la boîte à outils du maître de cérémonie, c’est-à-dire l’ensemble des réflexes et méthodes qui permettent de structurer une animation.

Une bonne animation commence toujours par une préparation solide. La check-list permet de clarifier les attentes de l’organisateur, de comprendre le déroulement de la journée et d’anticiper les moments clés de l’événement.

 Ce travail de préparation est souvent ce qui fait la différence entre une animation improvisée et une intervention structurée pour animer un événement comme un pro sans faire d’erreurs.

👉 Découvrir comment animer un événement